インターンシップを欠席したい時ー正しい伝え方を例文付きで紹介!

就職活動中に、様々なインターンシップに応募すると、時にはインターンに出席できない状況が発生することもありますよね。

ここでは、大学生に向けて、正しいインターンシップの欠席やキャンセルの手順について紹介します。欠席の連絡方法は、マナーや礼儀を守ることが採用担当者に与える印象に大きく影響します。

インターンに出席できない場合は、「社会人の常識」として、必ず企業に連絡するようにしましょう。

この記事では、企業への連絡方法として、メールや電話の例文も提供していますので、ぜひ参考にしてください。

欠席連絡は「電話」で行うのがエチケット

インターンシップを休む際には、まず電話で連絡するのがエチケットです。

電子メールだけでの連絡では、人事担当者が確認していない可能性がありますし、欠席やキャンセルの通知をメールだけで終わらせるのは好ましくありません。

企業のウェブサイトや採用ページにキャンセルの通知をメールで行うよう指示がない限り、まず欠席の旨を電話で人事担当者に伝え、その後にメールで謝罪するのが適切です。

もし電話で人事担当者に連絡できない場合は、「後ほどメールを送りますので、電話があったことをお伝えください」と一言メッセージを残し、メールで欠席の通知をすると礼儀正しい印象を与えます。

当日のキャンセルは基本的にはNG

インターンシップに参加できない場合、すみやかに会社に連絡しましょう。

ギリギリのタイミングで連絡すると、採用担当者にも迷惑がかかってしまいます。

直前のキャンセルや無断欠席は可能な限り避け、交通事故や急な病欠など、インターン当日に欠席せざるを得ない場合は、直ちに企業に連絡しましょう。

そして上でも述べた通り、当日の欠席の場合は、電話での連絡が必須です。インターン当日は人事担当者も忙しく、メールの確認が行われていない可能性が高いです。

メールだけでの連絡や当日の無断欠席は、会社にとってだけでなく、学生自身のイメージにも悪影響を与えかねませんので、注意しましょう。

「欠席理由」の伝え方に気をつける

欠席の際には、「欠席します」とだけでなく、欠席理由も丁寧に伝えることが礼儀です。

例えば、病気や体調不良、電話の遅れ、大学の授業との日程の重なり、他のインターンシップとのスケジュールの衝突など、様々な理由が考えられます。

欠席理由を伝える際は工夫が必要です。伝え方によっては、新卒採用担当者の印象が大きく異なります。例えば、以下の2つの表現を考えてみましょう。

  • 大学の授業が被ってしまった。
  • インターン申し込み後に、大学の特別講義の予定が入ってしまった。

前者は、スケジュール管理が不十分だったと感じられる可能性がありますが、後者はやむを得ない事情として理解されるでしょう。

欠席理由を丁寧に伝えることで、欠席自体は変わりませんが、誠実な対応が評価されるかもしれません。採用担当者が理解しやすい伝え方を意識してみてください。

また、「他のインターンと日程が被った」という場合は、そのまま伝えると、「他社の方が優先されているのか」と誤解される可能性があります。その場合は、学業や他の理由を伝える方が適切です。

電話・メールでの連絡用の例文

電話とメール、それぞれの場合での欠席連絡の伝え方の例文を、以下で確認しましょう。

電話の場合

【電話をかけてすぐ】

お世話になっております。

〇〇大学の《名前》と申します。

貴社のインターンシップに関するご案内の件でお電話させていただいたのですが、担当者の方(もしくは、〇〇様)にお取り継ぎいただけますでしょうか?

【担当者につながってから】

お忙しいところ、失礼します。

〇〇大学の《名前》と申します。

×月×日のインターンシップの件でお電話差し上げましたが、少々お時間いただけますでしょうか。

×月×日のインターンシップに参加を約束しておりましたが、貴社インターンに申し込んだ直後に大学の特別講義が同じ時間帯に入ってしまったため、今回のインターンを欠席させていただくことになりました。

せっかくの機会をいただきながら、このような結果になってしまい、大変申し訳ございません。

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

失礼します。

【相手が電話を切ってから、電話を切る】

メールの場合

【件名】

×月×日インターンシップ欠席のご連絡【〇〇大学 《名前》 

【本文】

株式会社〇〇
インターンシップ採用ご担当者様

お世話になっております。〇〇大学の《名前》でございます。

このたびは、×月×日のインターンシップにご案内いただき、誠にありがとうございました。

大変心苦しいのですが、貴社インターンの申込後に大学の特別講義が入ってしまい、当日の参加が難しくなりました。

身勝手な理由で恐縮ですが、今回の貴社インターンは欠席させていただきたく存じます。

ご迷惑をおかけしまして申し訳ございません。本来は直接お詫びすべきところですが、このような形でのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社のますますのご発展とご活躍をお祈り申し上げます。

============================
〇〇大学〇〇学部
《名前》
〒000-0000
東京都〇〇区〇丁目〇-〇
tel:090-0000-0000
mail:ooooooo@gmail.com
============================

まとめ

インターンシップの適切な欠席方法について、理解いただけましたか?

複数の企業のインターンシップに応募していると、日程が重なって欠席せざるを得ない場合が増えるかもしれません。

その際は、こちらの記事を参考にして、企業に礼儀正しく欠席の旨を伝えてください。

また、就活を有利に進めたい大学生には、3ヶ月以上の長期有給インターンシップもお勧めです。ぜひ Intern X でご紹介中の求人をチェックしてみてください。

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