就職活動中に、様々なインターンシップに応募すると、時にはインターンに出席できない状況が発生することもありますよね。

ここでは、大学生に向けて、正しいインターンシップの欠席やキャンセルの手順について紹介します。欠席の連絡方法は、マナーや礼儀を守ることが採用担当者に与える印象に大きく影響します。

インターンに出席できない場合は、「社会人の常識」として、必ず企業に連絡するようにしましょう。

この記事では、企業への連絡方法として、メールや電話の例文も提供していますので、ぜひ参考にしてください。

欠席連絡は「電話」で行うのがエチケット

インターンシップを休む際には、まず電話で連絡するのがエチケットです。

電子メールだけでの連絡では、人事担当者が確認していない可能性がありますし、欠席やキャンセルの通知をメールだけで終わらせるのは好ましくありません。

企業のウェブサイトや採用ページにキャンセルの通知をメールで行うよう指示がない限り、まず欠席の旨を電話で人事担当者に伝え、その後にメールで謝罪するのが適切です。

もし電話で人事担当者に連絡できない場合は、「後ほどメールを送りますので、電話があったことをお伝えください」と一言メッセージを残し、メールで欠席の通知をすると礼儀正しい印象を与えます。

当日のキャンセルは基本的にはNG

インターンシップに参加できない場合、すみやかに会社に連絡しましょう。

ギリギリのタイミングで連絡すると、採用担当者にも迷惑がかかってしまいます。

直前のキャンセルや無断欠席は可能な限り避け、交通事故や急な病欠など、インターン当日に欠席せざるを得ない場合は、直ちに企業に連絡しましょう。

そして上でも述べた通り、当日の欠席の場合は、電話での連絡が必須です。インターン当日は人事担当者も忙しく、メールの確認が行われていない可能性が高いです。

メールだけでの連絡や当日の無断欠席は、会社にとってだけでなく、学生自身のイメージにも悪影響を与えかねませんので、注意しましょう。

「欠席理由」の伝え方に気をつける

欠席の際には、「欠席します」とだけでなく、欠席理由も丁寧に伝えることが礼儀です。

例えば、病気や体調不良、電話の遅れ、大学の授業との日程の重なり、他のインターンシップとのスケジュールの衝突など、様々な理由が考えられます。

欠席理由を伝える際は工夫が必要です。伝え方によっては、新卒採用担当者の印象が大きく異なります。例えば、以下の２つの表現を考えてみましょう。

• 大学の授業が被ってしまった。
• インターン申し込み後に、大学の特別講義の予定が入ってしまった。

前者は、スケジュール管理が不十分だったと感じられる可能性がありますが、後者はやむを得ない事情として理解されるでしょう。

欠席理由を丁寧に伝えることで、欠席自体は変わりませんが、誠実な対応が評価されるかもしれません。採用担当者が理解しやすい伝え方を意識してみてください。

また、「他のインターンと日程が被った」という場合は、そのまま伝えると、「他社の方が優先されているのか」と誤解される可能性があります。その場合は、学業や他の理由を伝える方が適切です。

電話・メールでの連絡用の例文

電話とメール、それぞれの場合での欠席連絡の伝え方の例文を、以下で確認しましょう。

電話の場合

メールの場合

まとめ

インターンシップの適切な欠席方法について、理解いただけましたか？

複数の企業のインターンシップに応募していると、日程が重なって欠席せざるを得ない場合が増えるかもしれません。

その際は、こちらの記事を参考にして、企業に礼儀正しく欠席の旨を伝えてください。

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